Nella mia quotidiana esperienza di consulente aziendale uno dei temi “caldi” è quello della riduzione dei costi aziendali con l’obiettivo di recuperare competitività.
Spesso questo tema è affrontato da una prospettiva sbagliata che non produce risultati e porta ad infilarsi in un circolo vizioso.
Mi spiego meglio: di solito quando si affronta il tema della riduzione dei costi lo si analizza da un punto di vista prettamente contabile.
Si mettono in fila i dati dei costi, si considerano le voci che incidono in misura maggiore sul fatturato e poi si stende il piano di battaglia: chiamare i fornitori per ottenere sconti oppure pensare di sostituirli con altri fornitori meno costosi, tagliare i servizi discrezionali o non strettamente necessari, stare con il fiato sul collo ai dipendenti perché lavorino più velocemente, valutare la possibilità di ridurre il personale o di attivare la cassa integrazione.
Di solito l’azienda esce da questa “cura dimagrante” con prodotti di qualità peggiore, con una riduzione del livello di servizio e un clima interno fortemente negativo: questo comporta la perdita di altri clienti e la necessità di un ulteriore intervento di riduzione costi…ecco il circolo vizioso di cui parlavo sopra.
Esiste un modo diverso di affrontare il problema?
A mio avviso sì, ma non è una ricetta magica: ridurre i propri costi senza intaccare il valore consegnato al cliente è un percorso lungo e impegnativo che si fa un passo alla volta con costanza e determinazione coinvolgendo tutto il proprio gruppo di lavoro.
Da dove partire? Come iniziare questo percorso?
- Imparare a vedere gli sprechi
Se vogliamo ridurre i costi senza diminuire il valore dei nostri prodotti/servizi dobbiamo lavorare sugli sprechi ovvero su ciò che costa ma non produce valore.
Trasporti, scorte eccessive, movimenti non necessari, attese, produrre più dell’ordinato, processi non appropriati, difetti e rilavorazioni: ciascuno di questi elementi costa ma non fornisce valore ai nostri clienti.
Imparare a riconoscere la presenza degli sprechi nei nostri processi produttivi è il passo preliminare per iniziare il viaggio di riduzione dei costi.
Si tratta di un passaggio fondamentale perché ci permette di realizzare che i nostri costi attuali non dipendono solo da fattori non controllabili come il costo della manodopera italiano o il livello di tassazione del nostro paese, ma anche da fattori su cui possiamo lavorare e migliorare come l’efficienza dei nostri processi.
Se dobbiamo scegliere se dedicare i nostri pensieri e le nostre energie a elementi che non possiamo modificare o a elementi che possiamo influenzare voi cosa ritenete più saggio fare?
Mi confronto spesso con imprenditori sfiduciati dalla crisi che vivono un senso di impotenza rispetto alle dinamiche macroeconomiche.
Credo sia necessario ritrovare un po’ di entusiasmo confidando sul fatto che lavorando con serietà all’interno della nostra azienda possiamo davvero fare la differenza e recuperare competitività.
Quali possono essere gli strumenti per migliorare? - Andare a esaminare le cose nel posto in cui avvengono e decidere in base ai fatti
Se volete ridurre i vostri costi dovete migliorare i vostri metodi di lavoro.
Il punto di partenza è cominciare ad osservare come si svolgono attualmente i processi lavorativi e, insieme al personale di produzione, identificare i problemi e gli sprechi che impediscono di aumentare la produttività.
Avete mai sentito parlare di “Job Methods”?
E’ un metodo in quattro fasi che può essere applicato a qualsiasi operazione per aumentare la produttività.
Le quattro fasi sono relativamente semplici e con un po’ di formazione possono essere assimilate ed applicate alla propria situazione ottenendo risultati significativi. - Cercare le cose e recuperare gli attrezzi non aggiunge valore
Mi è capitato recentemente di analizzare una operazione di assemblaggio: per circa il 30% del tempo complessivo l’operatore stava cercando utensili o attrezzatura, oppure stava recuperando i componenti che dovevano essere montati.
Fare in modo che l’operatore non si debba spostare dalla postazione di lavoro perché ha a disposizione tutto quello che gli serve aumenta drasticamente la produttività.
In molti casi può essere vantaggioso che uno degli operatori diretti si occupi dell’asservimento dei materiali ai colleghi.
Anche seguire la semplice regola “un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto” ha un impatto inaspettato sui tempi di lavoro. - Riparare difetti produce costi non necessari
Quando realizzo un prodotto difettoso creo lo spreco del tempo necessario per la rilavorazione.
Se il difetto mi costringe a scartare il prodotto spreco sia il tempo di lavorazione che il materiale.
Applicare il principio “quality at the source” per cui ogni operatore si rende responsabile della qualità trasferita al processo successivo consente, nel tempo, di ridurre gli sprechi dovuti a difetti e rilavorazioni.
Un errore si verifica quando una fase produttiva ha un problema.
Un difetto è un errore trasferito alla fase successiva.
Creare un processo “a prova di errore” evita che gli errori diventino difetti. - Gli standard sono la base del miglioramento
E’ difficile migliorare un metodo di lavoro se non ci siamo accordati su quale sia la modalità corretta di esecuzione.
Lavorare con gli operatori sullo standard consente di portare tutti gli operatori su un livello simile e stabilizzare il processo.
Fornisce inoltre il punto di partenza necessario per i miglioramenti successivi.
Molto interessante anche la procedura di “Job Instruction” per rendere più efficace e rapida l’assimilazione dello standard da parte di operatori non qualificati. - Programmare il lavoro consente di impostare un ritmo e concentrarci sugli obiettivi
Se passiamo continuamente da un lavoro all’altro interrompendoci difficilmente potremmo essere produttivi.
Le persone sono fatte per concentrarsi su una cosa alla volta: si tratta di definire quali sono i compiti prioritari della giornata e di affrontarli in sequenza limitando le interruzioni.
Alla sera potremmo anche verificare in che percentuale siamo riusciti a rispettare il programma e valutare su cosa dobbiamo lavorare per incrementare il risultato. - Lavorare per ridurre il Lead Time
Se vogliamo riassumere in un obiettivo finale potremmo dire che andiamo nella giusta direzione quando lavoriamo per ridurre il tempo che passa tra il momento in cui riceviamo un ordine e il momento in cui consegniamo il prodotto/servizio al nostro cliente.
Questo ci costringe a collegare tra di loro le diverse fasi produttive riducendo le interruzioni e lavorando sugli sprechi del processo.
Credo sia chiaro che per ridurre i costi bisogna affrontare i propri problemi.
Affrontarli con il giusto atteggiamento significa considerarli opportunità di miglioramento.
Come possiamo fare in modo che i nostri collaboratori adottino questa filosofia?
Se quando si verifica un problema non ci chiediamo “di chi è la colpa?” ma “perché è successo?” facciamo un passo avanti nella giusta direzione.
Una considerazione finale: i miglioramenti duraturi si ottengono un secondo alla volta per accumulo.
Quando affrontiamo il tema della riduzione dei costi vorremmo effettuare dei cambiamenti che ci consentano di ottenere rapidamente un risultato del 20%-30%.
In genere per ottenere risultati di questa portata si devono effettuare importanti investimenti che comportano disponibilità finanziaria e un consistente aumento dei costi fissi: è il proverbiale gatto che si mangia la coda…
Sareste in grado, invece, di ridurre i tempi produttivi di alcuni minuti rivedendo il processo produttivo alla luce dei punti illustrati sopra?
Se siete in grado di farlo una volta, lo potete ripetere sistematicamente fino ad ottenere risultati significativi.
Ricordate che migliorare dello 0,1% al giorno significa migliorare del 30% all’anno!!