Il tempo, si sa, è tiranno. Non ne abbiamo mai abbastanza e le nostre giornate sono per definizione una continua corsa contro il tempo. Impegni lavorativi, scadenze, appuntamenti, commissioni, urgenze e imprevisti si accumulano senza soluzione di continuità e, se non troviamo un modo per gestirli, rischiano di schiacciarci. Ecco perché è importante avere una strategia per organizzare la propria quotidianità, un metodo di time management efficace per evitare di perdersi nella giungla di incombenze che caratterizza le nostre giornate.
Esistono due tipi di tempo: quello dell’orologio, facilmente misurabile in ore, minuti e secondi, e quello reale, dove tutto è relativo. Attimi che possono sembrare infiniti e ore che passano in un lampo, dipende da quello che stiamo facendo. Mentre compiliamo la dichiarazione dei redditi le lancette quasi non si muovono, ma una domenica con gli amici non fa in tempo a cominciare che è già finita. Ecco, nella nostra quotidianità dobbiamo confrontarci con questo tipo di tempo, fluido e sfuggente, che farà il possibile per sottrarsi ai vari tentativi di organizzazione.
Suona la sveglia e già cominciano ad arrivare le prime notifiche sul cellulare, ci alziamo, andiamo in ufficio e, tempo di accendere il computer, siamo già sommersi da email, promemoria e richieste di ogni genere. Mettiamoci anche qualche imprevisto e il quadro è completo: la giornata trascorrerà cercando di tenere sotto controllo le varie urgenze. Ma questa non può essere la regola. Navigare a vista può essere una soluzione utile in determinate circostanze, ma non è certo un buon metodo sul lungo periodo.
Che fare? Serve una strategia. Un modo efficace per gestire il proprio tempo, per smettere di pensare continuamente alle cose da fare e cominciare a farle sul serio. Negli ultimi anni sono stati proposti innumerevoli metodi di time management più o meno efficaci, ma uno dei più diffusi è senza dubbio il GTD di David Allen, esperto di produttività ed efficacia personale (maggiori informazioni al seguente link: David Allen). GTD sta per Getting Things Done, che in italiano si può tradurre con “detto, fatto!”, e parte dal presupposto che sia necessario sgombrare la mente dall’ansia di ricordare compiti e deadline. Per farlo è necessario delegare questo aspetto a un supporto esterno (cartaceo, digitale, ibrido, quello che preferite), che ci consenta di avere la testa libera per cominciare ad agire. Allen sostiene infatti che se siamo più rilassati e stress-free riusciamo ad affrontare le pressioni quotidiane in modo migliore, diventando più efficaci, efficienti e produttivi sia nel lavoro che nella vita.
Il metodo GTD sviluppa il flusso di gestione delle attività in cinque fasi, che, se applicate sistematicamente ai compiti quotidiani, porteranno a padroneggiare il proprio tempo in modo molto più efficace:
- Raccogliere: informazioni, idee, messaggi, bisogna raccogliere tutto quello che è necessario ricordare e metterlo in un unico luogo (fisico o virtuale non fa differenza);
- Processare: smistare, valutare, eliminare il superfluo e suddividere le informazioni raccolte con criteri utili;
- Organizzare: fare delle liste, organizzare i compiti per categorie e sottocategorie (telefonate, attività da svolgere al computer, ecc);
- Rivedere: verificare giornalmente e settimanalmente ciò che è stato fatto, in modo da avere una visione globale della situazione;
- Fare: organizzare è importante, ma poi bisogna passare all’azione.
Per organizzare e gestire al meglio il proprio tempo esistono diversi supporti di cui ci si può avvalere. Per gli affezionati del cartaceo post-it, agende e calendari andranno benissimo, per chi invece è più incline al digitale, il web offre diversi strumenti e applicazioni interessanti, tra i più conosciuti segnaliamo To Do List, Evernote e Wunderlist, ma la lista è ben più lunga. Nulla vieta di di fare uso di un sistema ibrido tra cartaceo e digitale, l’importante è che si individui la soluzione più adatta alle proprie esigenze e si utilizzi in modo sistematico.
Il risultato? Meno stress, più equilibrio e quella che Allen definisce mind like water.
“If your mind is empty, it is always ready for anything; it is open to everything.”