Comunicare a distanza, nonostante i numerosi mezzi a disposizione, spesso da luogo a fraintendimenti, confusione e perdita di informazioni. Per questo motivo, per ottimizzare la comunicazione con i tuoi collaboratori, suggeriamo di lavorare su due aspetti: pianificazione del lavoro e incontri “digitali” costanti e ben programmati.
OTTIMIZZA LA PIANIFICAZIONE: PENSA AL “COSA”, NON AL “COME”
Lavorando da remoto, vita privata e vita lavorativa si mescolano: se possibile lascia ai tuoi collaboratori la possibilità di organizzare gli orari come preferiscono. Attenzione, questo non significa lavorare meno o peggio: l’importante è definire bene le attività da eseguire e le scadenze da rispettare.
1_PRIMO STEP: DEFINISCI LE PRIORITÀ…
Una buona pianificazione è composta da due elementi fondamentali: cosa mi aspetto e quando me lo aspetto. Prima di questa fase è importante che il management dedichi del tempo a definire le priorità, per coordinare i lavori con consapevolezza, evitando così di farsi trascinare dal caos del momento e distrarre dalle novità giornaliere.
2_SECONDO STEP: …CONDIVIDI LE PRIORITÀ CON I LAVORATORI
È importante che, una volta definite le priorità, queste vengano condivise con il team. Lavorare senza avere chiara la direzione e la situazione dell’azienda può generare insicurezza e senso di instabilità, aspetti che non aiutano a mantenere alta la produttività.
3_TERZO STEP: PIANIFICA
Se lavorare con un programma specifico non è tua abitudine, puoi utilizzare questo semplice schema di riferimento. Mi raccomando, è importante che tutti i campi siano chiariti. Aiuterà te a mantenere il lavoro sotto controllo e i componenti del tuo team ad organizzarsi al meglio. Se possibile, fai questa pianificazione il venerdì pomeriggio per indirizzare le attività e il lavoro della settimana successiva.
TECNOLOGIA PER TUTTI: STRUMENTI PER ACCORCIARE LE DISTANZE E ORGANIZZARE RIUNIONI VIRTUALI
Se durante lo svolgimento della normale attività lavorativa ci si può confrontare continuamente, incontrandosi nei corridoi e in pausa caffè, in smart working diventa impossibile. È importante, perciò, mettere a programma dei momenti di coordinamento con una frequenza maggiore. Fai sentire al tuo team che non ti importa solo che loro siano lì per te, ma che tu sai esserci per loro.
Definisci:
- Momenti di confronto di gruppo
La tecnologia in questo ci aiuta, sono disponibili molte piattaforme anche gratuite per effettuare video riunioni accessibili a tutti, ne riportiamo qui alcuni con cui noi personalmente ci stiamo trovando bene
MICROSOFT TEAMS https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.teams&hl=it
ZOOM https://zoom.us/
Google MEET https://meet.google.com/
QUI trovi una tabella di confronto tra le piattaforme, se hai difficoltà a gestire questi strumenti, non esitare a contattarci, ti aiuteremo con piacere
- Momenti di confronto individuale
Cerca di mantenere il contatto con i tuoi collaboratori, magari effettuando una telefonata almeno una/due volte la settimana per sapere come sta andando
Per ottimizzare i momenti di coordinamento ed evitare che ci si perda e si crei confusione, tieni traccia di quanto detto in riunione, avendo cura di definire non solo gli argomenti trattati, ma anche chi ha la responsabilità di portare avanti eventuali attività individuate. Se ti può essere utile, noi di Scuadra ti riportiamo il modello di verbale (scarica QUI) che noi stessi usiamo per gestire le nostre riunioni, lascialo a disposizione dei tuoi collaboratori: sarà utile da consultare per mantenersi aggiornati sullo stato dei “lavori in corso”.
Relativamente all’emergenza Covid, se desiderate essere aggiornati sull’evoluzione normativa e per trovare materiale consulta la nostra pagina dedicata, disponibile QUI