Bastano 10 mosse, ma è tutta una questione di tempo.
A sostenerlo è Jim Whitehurst, presidente e CEO di Red Hat, uno dei provider di software open source di maggior successo, azienda da un bilione di dollari, il quale ha fatto tesoro della sua esperienza formulando un decalogo sul miglioramento della produttività personale.
L’idea su cui fa perno il sistema di Jim Whitehurst è che ormai ha poca influenza il lavoro specifico che ognuno di noi svolge, poiché le nostre giornate sono sostanzialmente simili, segnate da più o meno la stessa quantità di tempo disponibile. Motivo per cui è il modo in cui usiamo il nostro tempo a fare la differenza.
Per massimizzare il proprio tempo e migliorare al produttività personale, Whitehurst suggerisce di:
1. Ogni domenica sera, fai la mappa della settimana. La domenica sera è il momento ideale per consultare la propria lista degli obiettivi importanti dell’anno e del mese, per tradurli in informazioni utili per la settimana. Consultare con questa frequenza i propri obiettivi serve a mantenere la rotta perché, anche se gli obiettivi a lungo termine possono non essere urgenti, sono indubbiamente importanti. Se non si presta adeguata attenzione è facile che ciò che è “importante” sia scalzato da ciò che è “urgente”. Mappare il calendario della settimana, serve ad identificare ciò che si vuole portare a termine e spostare i relativi impegni nella lista delle cose da fare. “ La chiave è creare struttura e disciplina per la settimana – diversamente lascerai che le cose vengano a te… e l’urgente scalzerà l’importante”, assicura Whitehurst.
2. Stabilisci esattamente il tempo di un compito. Tutti programmiamo incontri ed appuntamenti. Il trucco è fare un passo in più e fissare il tempo per completare una mansione specifica, come ad esempio “Scrivere nuove proposta” o “Rivedere e approvare materiale di marketing”. Il CEO di Red Hat è perentorio: “Se non blocchi proattivamente quello spazio di tempo quei compiti slitteranno, o saranno interrotti o perderai il focus. E ciò che è importante che tu faccia, non sarà fatto.”
3. Segui una “lista di cose da fare” realistica. Coltivare l’abitudine di compilare liste di cose da fare, senza assegnare un tempo di durata per ogni compito, significa ritrovarsi con più attività nella lista di quante si possano realizzare. Risultato: una lista dei desideri, non di azioni da fare. Assegnare tempi di realizzazione realistici ha un duplice effetto positivo: costringe a dare delle priorità e aiuta a rimanere concentrati (“quando sai che un compito ti prenderà solo 30 minuti sarai più convinto nell’evitare distrazioni”).
4. Riunioni predefinite di 30 minuti.“Il tempo predefinito di 1 ora nei software calendario ha sprecato milioni di ore delle persone. La maggior parte delle questioni possono essere trattate in 30 minuti. Molte in 15 minuti – soprattutto se tutti i partecipanti sanno che il meeting durerà solo 15 minuti.” sostiene l’esperto. L’idea è di non rendersi schiavi degli strumenti predefiniti, ma di personalizzarli in un’ottica di ottimizzazione di tempo e produttività.
5. Stop al multitasking. Sistemare l’Inbox della casella di posta durante un meeting è solo una delle attività di minor importanza che si svolgono nell’arco della giornata lavorativa, una tentazione in cui tutti cadiamo. Eppure fare qualcosa mentre si sta facendo altro, diminuisce la nostra efficacia. “ Sebbene tu stia solo facendo cose senza importanza, sei comunque distratto. E questo ti rende meno produttivo. Il multitasking è il killer della produttività personale. – osserva Whitehurst – Non provare a fare due cose abbastanza bene. Fai una cosa fatta davvero bene.”
6. Fai leva sul tempo-margine. Guidare per recarsi al lavoro, andare a prendere i figli a scuola, aspettare l’imbarco in aeroporto sono esempi emblematici dei tanti “tempi morti” intercalati nell’arco della giornata lavorativa. Jim Whitehurst ha iniziato ad analizzarli e ad ideare sistemi alternativi per usare quel tempo; il tempo speso alla guida tornando a casa a fine giornata, ad esempio, è il momento ideale per fare le telefonate di recall non programmate in altri momenti. Il suggerimento parte dall’identificazione del nome: “Chiamalo “Tempo Margine” – perché davvero può costruire un margine produttivo.”
7. Traccia il tuo tempo. Tenere traccia del tempo impiegato in ogni attività non significa perdersi in una registrazione iper-specifica di ogni singolo momento, quanto piuttosto di monitorare la direzione intrapresa. “Una volta che inizi a tracciare il tuo tempo (io uso Toggl) – assicura il Ceo di Red Hat – rimarrai stupito di quanto tempo spendi in faccende che non sono produttive. (…) Tracciare il mio tempo è qualcosa che ho iniziato a fare solo di recente. E’ stata un’esperienza che mi ha aperto gli occhi e che mi ha realmente aiutato a focalizzarmi.”
8. Presta attenzione al pranzo. La pausa pranzo è un’occasione di ottimizzazione del proprio tempo, indipendentemente se dura un’ora o 15 minuti, se sia consumata in fretta sulla scrivania o a tavola con altri. I suggerimenti di Whitehurst sono precisi: “il pranzo è un momento in cui il multitasking è grandioso: puoi andare in rete, socializzare, aiutare a costruire la cultura aziendale, ma non se vai fuori a pranzo con le stesse persone tutti i giorni. Due giorni alla settimana esci con persone che non conosci bene. O fai una passeggiata. O fai qualcosa di personalmente produttivo. Mettiamo che ti prendi un’ora per pranzo ogni giorno, fanno 5 ore la settimana. Presta attenzione a come spendi quel tempo. Non devi lavorare, ma dovresti far sì che quel tempo lavori per te.”
9. Proteggi il tempo per la famiglia. Ogni famiglia ha dei momenti nell’arco della giornata in cui i membri interagiscono al meglio – durante la cena, prima di mettere i figli a letto, etc. – ed il consiglio dell’esperto è di liberare proattivamente quel tempo, senza lasciarsi catturare dalle questioni di lavoro. “ Ciò significa niente telefoni sul tavolo, niente pagine scritte. Non essere solo là, stai con la tua famiglia.” Passato quel momento, si possono tranquillamente riprendere le attività lavorative in sospeso.
10. Inizia bene ogni giorno. E’ vivamente suggerito l’esercizio fisico, sia per energizzarsi, sia perché la ricerca scientifica dimostra che un esercizio aerobico moderato può migliorare l’umore fino a 12 ore (can improve your mood for up to 12 hours). “Inizia la giornata produttivamente e tutto il giorno sarà più produttivo.”, conclude Whitehurst
http://www.businessinsider.com/10-simple-steps-to-exceptional-daily-productivity-2014-2