Come usare i dati in modo efficace nella tua azienda

Al giorno d’oggi ogni azienda ha accesso a una quantità enorme di informazioni, sulle vendite, gli ordini, i costi, i margini, la produzione e molto altro: tutto infatti è tracciato, registrato, archiviato.

Il punto focale però non è avere i dati, ma sapere come strutturarli, leggerli e usarli in modo efficace.

Per esempio, una situazione che a volte vediamo nelle aziende è che i dati sono presenti, ma:

• sono sparsi tra fogli Excel, gestionali e software diversi
• non sono aggiornati o sono parziali
• sono difficili da interpretare
• e, soprattutto, non vengono trasformati in informazioni utili per decidere

Se non si ha un obiettivo chiaro e non si organizzano i dati in questo senso, esserne in possesso non porterà vantaggi all’azienda. Al contrario, se si ha una struttura, un metodo e una visione, potranno fare la differenza nei risultati dell’impresa.

KPI

È qui che entrano in gioco i KPI (Key Performance Indicator): indicatori chiave di performance costruiti su misura, partendo proprio da quei dati che troppo spesso restano inutilizzati.

I KPI non sono però numeri standard da trovare con una ricerca web: devono essere la risposta ad una precisa domanda dei decision maker e nascono solo da dati puliti, coerenti e raccolti nel modo giusto.

In questo senso, ogni area aziendale ha bisogno dei propri indicatori.

Facciamo qualche esempio concreto:

• Area commerciale: margine medio per cliente, tasso di conversione delle offerte, valore medio degli ordini per zona o per agente, etc.
• Area produzione: OEE (Overall Equipment Effectiveness), tasso di scarto, indice di efficienza produttiva, tempo di fermo macchina, etc.
• Area approvvigionamento: livello di stock (o Days of Inventory), indice di rotazione magazzino, costo di acquisto medio, indice di copertura scorte, etc.

Questi dati sono quelli che poi aiuteranno davvero a guidare in maniera efficace le decisioni di chi è ai vertici.

Struttura e fruibilità dei dati

Diventa quindi importante fare in modo che queste informazioni siano disponibili per queste persone e che siano strutturate in modo facilmente fruibile: l’ideale sono dashboard semplici, chiare e focalizzate con pochi numeri, ben organizzati e sempre aggiornati.

Queste dashboard dovranno infatti permettere di:

• capire velocemente se stai andando nella direzione giusta
• confrontare l’andamento rispetto a periodi precedenti
• capire dove e perché ci sono problemi
• prendere decisioni concrete e tempestive

Perché alla fine è questa la cosa fondamentale: tutti i dati di cui disponi devono principalmente aiutarti a scegliere il giusto corso di azione.

È per questo che scegliere di adottare una cultura del dato in azienda è una scelta strategica che implica cambiare mentalità, evitando di prendere decisioni “a sensazione” e iniziando a guidare l’impresa con strumenti concreti, misurabili, condivisi.

Un approccio del genere porta le aziende che lo adottano ad essere più consapevoli della loro situazione e delle loro potenzialità, più veloci nel prendere le decisioni e più competitive nel mercato.

Scuadra ti può accompagnare in questo percorso: se vuoi approfondire questi argomenti senza impegno con uno dei nostri consulenti specializzati, contattaci allo 0423 496792 – info@scuadra.it